Ja, in der Gastronomie musst du die Arbeitszeit aufzeichnen, und zwar für alle Beschäftigten: Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstags, spätestens nach sieben Tagen, aufbewahrt für mindestens zwei Jahre. Das verlangt das Mindestlohngesetz für Gaststätten ausdrücklich. Hier steht, welche Regeln gelten, was sich gerade ändern könnte und wie du die Pflicht am einfachsten erfüllst.
Stand der Rechtslage: November 2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.
Welche Regeln gelten
| Regel | Was sie verlangt | Quelle |
|---|---|---|
| Aufzeichnungspflicht | Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen, spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach dem Arbeitstag, und mindestens zwei Jahre aufbewahren. Gilt für Minijobs und für alle Beschäftigten in Gaststätten und Beherbergung. | § 17 MiLoG, § 2a SchwarzArbG |
| Allgemeine Erfassungspflicht | Arbeitgeber müssen ein System einführen, mit dem Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfasst werden. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. | Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21 |
| Höchstarbeitszeit | Grundsätzlich 8 Stunden pro Werktag, bis zu 10 Stunden, wenn im Schnitt von sechs Monaten oder 24 Wochen 8 Stunden eingehalten werden. | § 3 ArbZG |
| Mehrarbeit | Arbeitszeit über 8 Stunden pro Werktag aufzeichnen und mindestens zwei Jahre aufbewahren. | § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Pausen | Mehr als 6 Stunden: mindestens 30 Minuten. Mehr als 9 Stunden: mindestens 45 Minuten. Teilbar in Abschnitte von mindestens 15 Minuten. Nie länger als 6 Stunden am Stück ohne Pause. | § 4 ArbZG |
| Ruhezeit | Mindestens 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen. In Gaststätten darf sie um bis zu eine Stunde kürzer sein, wenn das innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine Ruhezeit von mindestens 12 Stunden ausgeglichen wird. | § 5 ArbZG |
Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz sind eine Ordnungswidrigkeit und können mit einem Bußgeld geahndet werden (§ 21 MiLoG). Für Beschäftigte mit höherem Monatsgehalt gibt es Ausnahmen von der Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz; ob sie greifen, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.
Was sich ändern könnte
Das Bundesarbeitsministerium hat im Juni 2026 einen Entwurf für ein neues Arbeitszeitgesetz vorgelegt. Er sieht unter anderem vor:
- Arbeitszeit grundsätzlich elektronisch und noch am selben Tag erfassen
- Übergangsfristen nach Betriebsgröße: ein Jahr allgemein, zwei Jahre unter 250 Beschäftigten, fünf Jahre unter 50 Beschäftigten
- Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten dürfen weiter auf Papier aufzeichnen
Das ist bisher nur ein Entwurf. Ein Kabinettsbeschluss war bis Oktober 2026 nicht bekannt, und Bundestag und Bundesrat müssten noch zustimmen. Wir aktualisieren diesen Ratgeber, sobald sich etwas ändert.
Papier, Excel oder App?
| Lösung | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Stundenzettel auf Papier | Kostet nichts, sofort einsatzbereit | Fehleranfällig, nachträgliche Änderungen kaum nachvollziehbar, Stunden müssen für die Lohnabrechnung abgetippt werden |
| Excel-Tabelle | Günstig, Summen rechnen sich selbst | Jemand muss die Zeiten eintragen, keine Erinnerung an Pausen und Ruhezeiten, Dateien gehen leicht verloren |
| App oder Stempel-Terminal | Mitarbeitende stempeln selbst per Handy oder Tablet, Pausen und Ruhezeiten werden geprüft, Export für die Lohnabrechnung | Laufende Kosten pro Monat, Einrichtung und Einweisung des Teams nötig |
Worauf du in der Gastronomie achten solltest
- Schichten über Mitternacht: Die Lösung muss Arbeitszeiten über den Tageswechsel richtig zuordnen.
- Geteilte Dienste: Mittags- und Abendschicht am selben Tag sauber getrennt erfassen, ohne dass die Zwischenzeit als Arbeitszeit zählt.
- Viele Aushilfen: Neue Leute müssen in Minuten startklar sein, am besten ohne eigene Schulung.
- Ein Gerät für alle: Ein Tablet am Eingang zum Ein- und Ausstempeln ist oft praktischer als private Handys.
- Warnungen: Gute Lösungen weisen auf fehlende Pausen, zu kurze Ruhezeiten und überschrittene Höchstarbeitszeiten hin.
Ab wann sich Software lohnt
Spätestens wenn mehrere Aushilfen in wechselnden Schichten arbeiten oder du die Stunden jeden Monat von Zetteln in die Lohnabrechnung übertragen musst, spart eine App spürbar Zeit und Fehler. Welche Lösungen sich für Gastronomiebetriebe eignen, testen wir gerade; die Testberichte erscheinen hier in Kürze. Wie wir dabei vorgehen, steht unter So testen wir.
Häufige Fragen
Gilt die Aufzeichnungspflicht auch für Minijobber?
Ja. Für Minijobs gilt die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG ausdrücklich, in der Gastronomie ohnehin für alle Beschäftigten.
Reicht der Dienstplan als Nachweis?
In der Regel nicht. Der Dienstplan zeigt, wann jemand arbeiten soll. Aufzeichnen musst du, wann tatsächlich gearbeitet wurde, also auch Verspätungen, Überstunden und verschobene Pausen.
Dürfen Mitarbeitende ihre Zeiten selbst eintragen?
Ja, das darfst du an dein Team übertragen. Verantwortlich dafür, dass vollständig und rechtzeitig aufgezeichnet wird, bleibst aber du als Arbeitgeber.
Muss die Zeiterfassung schon heute elektronisch sein?
Nach heutigem Stand nein. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben, Papier reicht. Eine Pflicht zur elektronischen Erfassung ist im Entwurf des neuen Arbeitszeitgesetzes vorgesehen, aber noch nicht beschlossen.