Ein guter Dienstplan in der Gastronomie entsteht in fünf Schritten: Personalbedarf schätzen, Verfügbarkeiten einholen, Schichten verteilen, gegen die gesetzlichen Grenzen prüfen und rechtzeitig veröffentlichen. Hier steht, wie das in der Praxis klappt und welche Regeln du einhalten musst.
Stand der Rechtslage: November 2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.
In 5 Schritten zum Dienstplan
- Bedarf schätzen: Wie viele Leute brauchst du in Küche, Service und Theke, und zu welchen Uhrzeiten? Nimm Reservierungen, Wochentag, Veranstaltungen und die Erfahrung der Vorwochen als Grundlage. Plane Stoßzeiten mit Überlappung statt mit starren Schichtwechseln.
- Verfügbarkeiten einholen: Frag Wünsche, Urlaub und feste Abwesenheiten ab, bevor du planst. Bei Studierenden und Minijobbern ändern sie sich oft von Woche zu Woche.
- Schichten verteilen: Erst die festen Kräfte, dann Teilzeit, dann Aushilfen. Achte auf eine Mischung aus erfahrenen und neuen Leuten in jeder Schicht und auf faire Verteilung von Wochenend- und Spätdiensten.
- Regeln prüfen: Höchstarbeitszeit, Pausen, Ruhezeiten, Jugendschutz und die Minijob-Grenze. Die wichtigsten Vorgaben stehen in der Tabelle unten.
- Veröffentlichen und pflegen: Gib den Plan so früh wie möglich heraus und halte Änderungen an einer Stelle fest, damit alle denselben Stand haben.
Diese Regeln muss der Plan einhalten
| Regel | Was gilt | Quelle |
|---|---|---|
| Höchstarbeitszeit | 8 Stunden pro Werktag, bis zu 10 Stunden, wenn im Schnitt von sechs Monaten oder 24 Wochen 8 Stunden eingehalten werden | § 3 ArbZG |
| Pausen | Ab mehr als 6 Stunden 30 Minuten, ab mehr als 9 Stunden 45 Minuten; nie länger als 6 Stunden am Stück ohne Pause | § 4 ArbZG |
| Ruhezeit | 11 Stunden zwischen zwei Diensten; in Gaststätten bis zu 10 Stunden, wenn das innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine Ruhezeit von mindestens 12 Stunden ausgeglichen wird | § 5 ArbZG |
| Jugendliche | Grundsätzlich nur zwischen 6 und 20 Uhr; Jugendliche über 16 Jahre dürfen in Gaststätten bis 22 Uhr arbeiten | § 14 JArbSchG |
| Arbeit auf Abruf | Wer auf Abruf arbeitet, muss die Lage seiner Arbeitszeit nur übernehmen, wenn sie mindestens vier Tage im Voraus mitgeteilt wurde | § 12 Abs. 3 TzBfG |
| Zeiterfassung | Die tatsächlichen Arbeitszeiten musst du zusätzlich aufzeichnen, der Plan allein reicht nicht | Ratgeber Zeiterfassung |
Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können zusätzliche Regeln enthalten, etwa Ankündigungsfristen für den Dienstplan. Prüfe, ob für deinen Betrieb ein Tarifvertrag gilt.
Typische Fehler
- Spätdienst, dann Frühdienst: Wer bis Mitternacht arbeitet, darf am nächsten Morgen nicht schon um 8 Uhr wieder anfangen. Prüfe jede Schichtfolge auf die Ruhezeit.
- Geteilte Dienste ohne Plan: Mittags- und Abendschicht am selben Tag zählen zusammen zur täglichen Arbeitszeit.
- Minijob-Grenze übersehen: Viele Extraschichten im Monat können die Verdienstgrenze sprengen. Behalte die Stunden pro Person im Blick.
- Plan in drei Versionen: WhatsApp-Foto, Aushang und Excel-Datei weichen schnell voneinander ab. Eine zentrale Stelle für den aktuellen Plan vermeidet Missverständnisse.
Excel oder Dienstplan-App?
Für ein kleines, festes Team reicht oft eine Tabelle. Eine App lohnt sich, sobald viele Aushilfen in wechselnden Schichten arbeiten, Schichten häufig getauscht werden oder du Ruhezeiten und Stunden nicht mehr im Kopf behalten kannst. Gute Apps warnen bei Verstößen gegen Pausen und Ruhezeiten, lassen das Team Schichten selbst tauschen und übernehmen die Stunden direkt in die Zeiterfassung.
Welche Dienstplan-Apps sich für die Gastronomie eignen, testen wir gerade; die Testberichte erscheinen hier in Kürze. Wie wir testen, steht unter So testen wir.
Häufige Fragen
Wie früh muss der Dienstplan feststehen?
Eine allgemeine gesetzliche Frist gibt es nicht. Bei Arbeit auf Abruf gilt eine Ankündigung von mindestens vier Tagen, und Tarifverträge können eigene Fristen festlegen. In der Praxis hilft ein Plan, der mindestens eine Woche im Voraus steht, deinem Team bei der Planung.
Darf ich die Ruhezeit in der Gastronomie verkürzen?
Ja, um bis zu eine Stunde auf 10 Stunden. Jede Verkürzung musst du aber innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen ausgleichen, indem eine andere Ruhezeit mindestens 12 Stunden dauert.
Wie lange dürfen Jugendliche im Restaurant arbeiten?
Jugendliche über 16 Jahre dürfen in Gaststätten bis 22 Uhr arbeiten, jüngere grundsätzlich nur bis 20 Uhr. Dazu kommen weitere Regeln des Jugendarbeitsschutzgesetzes, etwa zu Pausen und Höchstarbeitszeiten.